Основные возможности и интерфейс СУБД MS Access

В силу большой популярности и распространенности пакета MS Office ниже рассматривается СУБД Microsoft Access 2003, работающая под управлением операционной системы MS WINDOWS XP. В качестве примера для изучения возможностей СУБД используется файл учебной базы данных Борей.mdb, устанавливаемый в составе пакета Microsoft Office.

MS Access — это функционально полная реляционная СУБД. Запустить систему можно несколькими способами:

• запуск с помощью главного меню в WINDOWS. В этом случае открывается приложение MS Access, в правой части окна которого отображаетсяобласть задач «Приступая к работе», где пользователь может выбрать команду, соответствующую возможным действиям:
  - открыть существующий (сохраненный) файл БД, выбрав его имя из списка (список хранит ссылки на последние файлы, открываемые пользователем);
  - открыть существующий файл БД, выбрав его с помощью окна диалога «Открытие файла базы данных», которое появляется при выполнении команды «Дополнительно» в области задач;
  - перейти к области задач «Создание файла», содержащей команды создания новой БД из имеющегося файла или на основе шаблонов и мастеров.
• запуск с помощью программы ПРОВОДНИК.
• запуск с помощью ярлыка и др.

В первом случае MS Access всегда предлагает сохранить файл БД. В последних двух случаях на доступных пользователю хранилищах данных должна иметься сохраненная база данных или проект. После открытия или создания БД одним из указанных способов в рабочей области приложения MS Access отображается окно базы данных MS Access (см. рис.).

Окно приложения MS Access содержит следующие элементы (объекты):

Панель меню (строка меню) может содержать несколько именованных подменю и (или) именованных команд. Перечень меню и подменю изменяются в зависимости от режима работы системы.

Панель инструментов — это группа пиктограмм для ускоренного вызова команд меню. Кнопки панели инструментов тоже могут изменяться в зависимости от режима работы системы.

Рис.3. Окно приложения MS Access.

Панели меню и инструментов можно отобразить, скрыть, создать новые или настроить любую из них.

Строка состояния находится, как правило, в нижней части окна приложения. В левой части строки состояния отображается информация о событиях, текущем состоянии объектов приложения, дополнительная информация. В правой части — режимы редактирования, состояние клавиатуры и т.д.

Рис.4. Окно базы данных.

Окно базы данных появляется при открытии файла базы данных. Оно содержит основные элементы управления объектами базы данных и сами объекты (ссылки на объекты). Окно базы данных используется для открытия объектов, содержащихся в базе данных, таких, как таблицы, запросы, отчеты, формы, макросы, модули и страницы доступа к данным.

Основные элементы управления окна MS Access, о которых необходимо иметь представление:

Строка заголовка. В строке заголовка отображается имя открытого в данный момент файла базы данных.

Пиктограмма системного меню находится в верхнем левом углу главного окна. После щелчка на этой пиктограмме появляется меню, которое позволяет перемещать, разворачивать на весь экран, сворачивать в панель задач, закрывать окно или изменять его размеры. При двойном щелчке на пиктограмме системного меню закрывается файл базы данных и само окно. Приложение MS Access продолжает выполняться, что позволяет открывать другие файлы базы данных, используя команды панелей.

Кнопки типов объектов находятся в левой части окна базы данных и позволяют выбрать один из семи основных типов объектов: таблицы, запросы, отчеты, формы, страницы доступа к данным, макросы и модули. При открытии окна базы данных всегда активизируется кнопка таблицы и выводится список доступных таблиц базы данных. Для отображения списков других типов объектов базы данных надо щелкнуть по соответствующей кнопке.

Кнопки режимов работы с объектами находятся под строкой заголовка окна базы данных. Кнопка «открыть» активизирует объект для работы с ним конечного пользователя. Кнопка «конструктор» представляет объект, например, форму или отчет в режиме конструктора, предназначенного для изменения макета. Кнопка «создать» открывает окно диалога, предлагающего различные способы создания нового объекта.

Ярлыки создания объектов находятся в начале списка объектов и предназначены для создания нового объекта одним из включенных в имя ярлыка способов.

Основные объекты базы данных Access:

Рис.5. Режим конструктора таблиц.

Tаблица — это объект, который определяются и используются для хранения данных. Таблица содержит поля (столбцы) и записи (строки). Метаданными таблицы является информация о свойствах полей и типах данных.

Работать с таблицей можно в двух основных режимах:

• режим конструктора: задание структуры таблицы, т.е. определяются типы, свойства полей, их число и названия. В этом режиме каждая строка верхней части окна соответствует одному из полей определяемой таблицы;
• режим таблицы: используется для просмотра, добавления, изменения, простейшей сортировки или удаления данных.

Рис.6. Режим таблицы.

Таблицы в базе данных могут быть связаны. В MS Access используется три типа межтабличных связей:

• один к одному — каждой записи первой таблицы соответствует одна запись из второй связанной таблицы. Например, есть две таблицы: Студент с полями Номер, Фамилия, Имя, Дата рождения, Место рождения, Год_поступления_в_вуз и таблица Сессия с полями Номер, Оценка1, Оценка2, ОценкаЗ. Каждому номеру таблицы Студент соответствует один номер в таблице Сессия;
• один ко многим — любая запись в первой таблице может быть связана с несколькими записями во второй таблице. Например, есть две таблицы: таблица Студент с полями Номер, Фамилия, Имя, Факультет, Группа и таблица Библиотека с полями Код, Название_книги, Автор, Год_издания. Каждому номеру из таблицы Студент может соответствовать несколько кодов из второй таблицы;

Рис.7. Режим формы.

• многие ко многим — любая запись в первой таблице может быть связана с несколькими записями во второй таблице и наоборот — каждая запись второй таблицы связана с несколькими записями первой таблицы.

Например, есть две таблицы: таблица Студент с полями Номер, Фамилия, Имя, Факультет, Группа и таблица Спортивные_секции с полями Код, Вид спорта, каждый студент может посещать несколько секций, и каждую секцию могут посещать несколько студентов).

Форма. Объект, в основном предназначенный для удобного ввода данных. Форма — это формат (бланк) показа данных на экране компьютера. В форму могут быть внедрены рисунки, диаграммы, звук и видеоизображения. С помощью формы можно в ответ на некоторое событие инициировать выполнение макроса или процедуры (функции).

Режимы работы с формой:

• режим формы: используется для просмотра и редактирования данных. Режим формы предоставляет дружественную среду для работы с данными и удобный дизайн их представления на экране;
• режим конструктора форм: используется для изменения макета или шаблона формы;
• режим таблицы: позволяет увидеть таблицу, включающую все поля форм; чтобы переключиться в этот режим при работе с формой, надо нажать кнопку таблицы на панели инструментов.

Рис.8. Режим конструктора форм.

Отчет. Объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения. Отчеты, как и формы, могут создаваться на основе запросов и таблиц.

Режимы работы с отчетом:

• режим предварительного просмотра. Этот режим позволяет увидеть отчет в таком виде, в каком он будет воплощен при печати;
• режим конструктора. Данный режим предназначен для изменения шаблона, (структуры) отчета.

Страница доступа к данным. Объект, предоставляющий пользователям возможность просматривать, вводить и редактировать данные, используя браузер, например, Microsoft Internet Explorer.

Макрос. Объект, представляющий структурированное описание одного или не скольких действий, которые должен выполнить MS Access в ответ на определенное событие. Например, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. В макросы включаются макрокоманды. В MS Access имеется свыше 40 макрокоманд. Макрокоманды выполняют такие действия, как открытие таблиц и форм, выполнение запросов, запуск других макросов, выбор опций из меню, изменение размеров открытых окон и т. п.

Рис.9. Запрос в режиме конструктора.

Запрос. Это объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Можно создать запросы на выборку, обновление, удаление или на добавление данных. С помощью запросов можно создавать новые таблицы, используя данные одной или нескольких существующих таблиц. При построении запроса на основе нескольких таблиц можно определить связи между ними. На рисунке в режиме конструктора представлен запрос Список товаров, являющийся источником данных для одноименной формы в учебной БД Борей. Конструктор позволяет относительно легко строить запросы различного типа без знания языка манипулирования данными SQL. Тем не менее, в MS Access предусмотрен режим SQL, позволяющий, например, помещать через буфер обмена текст запроса с необходимыми правками в программы на Visual Basic for Application (VBA), или в поле свойства источник строк элемента управления поле со списком.

Рис. 10. Запрос в режиме SQL.

Модуль. Объект, содержащий программы на VBA. Модули в одной базе данных имеют уникальные имена и содержат пользовательские процедуры и функции, позволяющие решать задачи по управлению данными и пользовательским интерфейсом.

Для завершения работы с MS Access необходимо корректно закончить сеанс. Безопасно выйти из MS Access можно несколькими способами:

• двойным щелчком мыши на пиктограмме системного меню в строке заголовка приложения MS Access;
• из меню команд MS Access выбором пункта Файл==> Выход;
• нажатием комбинации клавиш ALT +F4;
• щелчком мыши на кнопке закрытия окна приложения в строке заголовка.