Формы СУБД Access

Основы и функциональные возможности

Форма используется для ввода и редактирования данных, которые отображаются на экране в определенном пользователем виде. При использовании формы программа предоставляет в распоряжение пользователя гораздо более широкие возможности по вводу и редактированию данных, чем при работе с таблицей.

В основе формы лежат данные таблицы или запроса. При изменении данных в форме программа автоматически изменит данные в базовой таблице или запросе.

Можно добавить любые поля таблицы или запроса в форму или удалить их, а также изменить порядок размещения полей в форме.

Форма предлагает возможность отобразить на экране только одну запись, что улучшает обозримость данных.

Мастер форм значительно облегчает пользователю создание формы. При этом можно выбрать между различными видами и стилями формы (можно создать простую форму за один рабочий шаг). Аналогичную возможность программа предлагает также при создании отчетов.

Можно изменить форму, созданную мастером, в соответствии с индивидуальными пожеланиями. Для создания и оформления (изменения) макета формы MS Access предоставляет в распоряжение пользователя конструктор формы. В окне конструктора формы можно использовать разнообразные возможности форматирования формы.

Наряду с режимом формы можно также задать отображение формы в режиме таблицы, сводной таблицы.

Как и другие объекты базы данных, форма располагает определенными свойствами, которые можно изменить. Приложение позволяет также определить различные свойства отдельных разделов формы.

Каждый объект в окне конструктора формы является элементом управления. Каждый элемент управления также обладает многочисленными свойствами и методами. С помощью свойств элементов управления можно:

• задать выполнение вычислений с использованием данных базовой таблицы или запроса, а так же присоединенных источников данных;
• отобразить дополнительную информацию, которая не сохранена в таблице или запросе на основе свободных полей (элементы управления, присоединенные к определенному полю базовой таблицы или запроса, используются для отображения данных, а свободные элементы управления — для оформления формы);
• элементы формы можно группировать, что упрощает процедуру назначения одинаковых свойств и позиционирование элементов в ходе проектирования формы.
• управлять вводом данных: можно наложить условие на вводимые значения или создать список значений и т.п.;
• можно вставить в форму другую форму (подчиненную). Подчиненные формы позволяют реализовать тип отношения между таблицами «один-ко-многим» (путем соответствующего сочетания формы и подчиненной формы управление данными связанных таблиц можно значительно упростить);
• в форму можно добавить объекты, созданные в других приложениях — например, иллюстрации, диаграммы или электронные таблицы. В этом случае между MS Access и соответствующим приложением можно установить связь, что позволит задать редактирование вставленного объекта непосредственно из MS Access;
• на основе существующей формы в дальнейшем можно создать другие формы;
• используя стили, можно назначить форме за один шаг ряд параметров форматирования. Программа позволяет также изменить встроенные стили и создать пользовательские;
• для элементов формы можно применять условное форматирование, при котором, например, содержимое поля формы будет отображаться в определенном формате, если это содержимое удовлетворяет заданным условиям.

Создание простых форм

Создание формы на основе запроса

Если в основе формы лежит запрос, то при работе с формой можно использовать дополнительные функциональные возможности, предоставляемые программой. Вместе с тем при создании формы на основе запроса следует учитывать также некоторые особенности и ограничения:

• можно задать отображение данных в отсортированном виде. Сортировка будет сохранена в форме;
• форму можно создать также на основе отфильтрованных данных. Фильтр будет сохранен в форме, однако в дальнейшем его необходимо активизировать «вручную»;
• если задана фильтрация данных, то можно сохранить фильтр и порядок сортировки в виде запроса. Для этого из окна фильтра выбрать в контекстном меню команду Сохранить как запрос. И наоборот, можно открыть созданный для таблицы запрос с помощью команды Загрузить из запроса контекстного меню в окне фильтра формы и использовать его;
• после открытия формы MS Access автоматически выполнит базовый запрос. В форме всегда будут отображаться только текущие данные;
• построенную на основе многотабличного запроса форму целесообразно использовать для отображения отношения между таблицами «один-ко-многим»;
• не всякий запрос, являющийся источником данных для формы, позволяет обновлять данные;
• на основе запроса можно создать также подчиненную форму.

Создание формы с помощью мастера форм

Для создания новой формы MS Access предоставляет в распоряжение пользователя мастера форм. В отдельных окнах мастера форм необходимо указать параметры, с учетом которых мастер создаст форму. Простую форму (автоформу) мастер форм может создать за один рабочий шаг.

С помощью мастера форм программы можно создать различные типы форм.

В ходе создания новой формы программа предлагает выбор из трех автоформ и двух других видов форм, при создании которых необходимо указать дополнительные сведения:

• автоформа в столбец: в случае этой автоформы данные записи будут отображены в одном столбце и соответственно каждое значение будет расположено в отдельной строке. В этой форме всегда отображается только одна запись базовой таблицы или запроса (связанные с данными поля и подписи к ним находятся в области данных формы);
• автоформа ленточная: при выборе этой автоформы записи в форме будут упорядочены по строкам и столбцам. На экране одновременно отображаются несколько записей, а имена полей представлены в качестве заголовков столбцов (связанные с данными поля находятся в области данных формы, а и подписи к ним находятся в разделе заголовка формы);
• автоформа табличная: табличная автоформа построена аналогично таблице и похожа на ленточную автоформу, однако предлагает дополнительные возможности форматирования;
• диаграмма: при выборе этого элемента программа создаст форму, содержащую диаграмму. Для создания диаграммы будет запущен мастер диаграмм;
• сводная таблица: создание формы со сводной таблицей Excel. Создание этого вида автоформы требует наличия установленной программы Excel.

Для автоматического создания простой формы программа предоставляет в распоряжение пользователя соответствующую кнопку на панели инструментов База данных. Для создания простой формы нужно открыть базовую таблицу или запрос либо выделить ее в окне базы данных и нажать кнопку Автоформа. Если выбрать из списка команду Форма — откроется окно Новая форма для выбора способа создания формы (например, Мастер форм).

В окнах мастера форм можно найти различные кнопки, с помощью которых задается выполнение той или иной операции.

Назначение кнопок в окнах мастера форм:
>	Добавляет поле, выделенное в списке оступные поля, в форму. Очередность добавления полей определяет порядок их отображения в форме, который указан в списке Выбранные поля.
>>	Добавляет поле, выделенное в списке Доступные поля, в форму. Очередность добавления полей определяет порядок их отображения в форме, который указан в списке Выбранные поля.
<<	Удаление из формы поля, выделенного в списке Выбранные поля.
<<	Удаление из формы поля, выделенного в списке Выбранные поля.
Далее	Подтверждение установленных в текущем окне мастера параметров и переход к следующему окну.
Назад	Возврат в предыдущее окно мастера.
Готово	Создание формы с учетом заданных параметров или же с учетом параметров, используемых мастером по умолчанию.
Отмена	Прекращение работы, форма создана не будет. Соответствует нажатию клавиши Esc.

С помощью свойства формы Источник записей можно в дальнейшем определить для формы в качестве базовой другую таблицу или запрос. В этом случае необходимо учитывать имена полей формы и при наличии отклонений изменить их соответствующим образом.

Изменение макета формы в режиме конструктора

В режиме конструктора формы можно создать новую форму или изменить макет существующей. После перехода к созданию новой формы в режиме конструктора (для этого нужно выбрать в окне диалога Новая форма элемент списка Конструктор) на экране будет отображено окно конструктора формы и в строке заголовка указано присвоенное программой предварительное имя формы. По умолчанию в новой форме отображается только область данных, используемая в форме для представления записей таблицы или запроса. Можно добавить в макет формы также другие разделы.

Заголовок формы

Заголовок формы в режиме формы отображается в верхней части окна. В режиме таблицы заголовок формы не отображается.

Этот раздел, как правило, используется для отображения названия формы и других надписей. Можно также, например, добавить в заголовок формы кнопки, задающие выполнение определенных макросов.

При печати формы заголовок формы будет выведен на печать один раз на первой странице формы. С помощью свойства Режим вывода раздела Заголовок формы можно отключить вывод заголовка формы на печать.

Примечание формы

Примечание формы аналогично заголовку формы с той лишь разницей, что отображается в нижней части окна. При печати формы примечание формы соответственно будет выведено на печать один раз на последней странице.

Верхний колонтитул

Верхний колонтитул не отображается в режимах формы и таблицы, а только выводится на печать. Верхний колонтитул содержит, как правило, названия, заголовки столбцов и другие примечания.

Верхний колонтитул выводится на печать вверху на каждой странице формы.

Нижний колонтитул

Нижний колонтитул аналогичен верхнему колонтитулу с той лишь разницей, что он выводится на печать внизу каждой страницы формы. Нижний колонтитул особенно подходит для отображения различной справочной информации, например, номера страницы или текущей даты.

Свойства разделов можно изменять.

MS Access предоставляет в распоряжение пользователя многочисленные вспомогательные средства, используемые при создании и оформлении формы.

Линейки

Вдоль верхнего и левого краев окна конструктора формы по умолчанию отображаются линейки, используемые для выравнивания добавляемых в форму элементов управления. Каждый раздел формы располагает отдельной вертикальной линейкой.

Используемые для линеек единицы измерения определяются установками в окне Язык и региональные стандарты панели управления Windows.

При перемещении элемента управления на линейках отображается его новая позиция.

Задать отображение и сокрытие линеек можно с помощью команды Линейка из меню Вид.

Сетка

По умолчанию на экране отображена сетка. Для управления отображением сетки используется команда строки меню Вид ==> Сетка.

Сетка в значительной степени облегчает пользователю перемещение и выравнивание элементов управления. По умолчанию элементы управления выравниваются по узлам сетки даже в случае, если сетка скрыта. Чтобы отменить привязку элементов управления к сетке, нужно сбросить флажок Формат ==> Привязать к сетке. С помощью свойств формы Число делений по X и Число делений по Y можно изменить размер ячеек сетки.

Элементы управления

С помощью элементов управления можно создать и оформить макет формы, отчета или страницы доступа к данным. Добавленные элементы управления отображаются затем в режиме формы или в режиме предварительного просмотра отчета и могут содержать значения полей, заголовки, подписи или рисунки.

Типы элементов управления

MS Access различает три типа элементов управления:

Связанные (присоединенные) элементы управления отображают данные из соответствующих полей базовой таблицы или запроса. Определить источник данных для связанного элемента управления можно путем перетаскивания соответствующего имени поля из отображенного списка полей в режиме конструктора формы или отчета. Связанные (присоединенные) элементы управления используются для отображения, ввода и изменения значений полей базовой таблицы или запроса.

Вычисляемые элементы управления отображают данные, являющиеся результатом вычисления. В качестве источника данных для вычисляемого элемента управления указывается выражение. Выражение может содержать имена элементов управления, имена полей, операторы, константы и функции и в качестве результата возвращает определенное значение.

Свободные элементы управления не связаны ни с определенным полем базовой таблицы, ни с выражением. Свободные элементы управления используются, как правило, для визуального оформления макета. В этом случае речь может идти о надписях, иллюстрациях, а также линиях и прямоугольниках. Содержимое свободного элемента управления одинаково для всех отображенных в форме или отчете записей. Свободные элементы управления можно использовать также для ввода данных, не сохраняемых в базовой таблице. Вводимые данные передаются, например, для дальнейшей обработки макросу.

Панель элементов

Панель элементов используется для добавления в форму элементов управления. Панель элементов по умолчанию отображена на экране. Для управления отображением панели элементов на экране используется команда Вид ==> Панель элементов. В качестве альтернативы выбору команды можно нажать кнопку  на панели Конструктор форм, которая отображается на экране при работе в окне конструктора формы.

Панель элементов представляет собой специальную панель инструментов, над которой можно выполнить те же операции, что и над другими панелями инструментов.

Построитель

Для создания некоторых элементов управления MS Access предоставляет в распоряжение пользователя построителя. Построитель помогает в создании выражений, макросов и программ.

Список полей

Список полей содержит имена всех полей базовой таблицы (запроса), на основе которой (которого) создана форма.

Задать отображение (сокрытие) списка полей можно с помощью команды Список полей из меню Вид или соответствующей кнопки  панели инструментов. Имена ключевых полей отображаются в списке в полужирном начертании. При перетаскивании выделенного в списке поля в макет формы будет создан элемент управления, присоединенный к соответствующему полю таблицы.

Цветовые палитры и палитры других специальных эффектов

Для оформления элементов управления и разделов в распоряжении пользователя имеются раскрывающиеся палитры на панели Формат (форма/отчет).

С их помощью можно задать следующие параметры форматирования:

• цвет заливки/фона;
• цвет текста;
• цвет линии/границы;
• толщина линии/границы;
• стиль оформления.

Щелчок на стрелке позволяет открыть соответствующую палитру и выбрать нужный элемент. После открытия палитры можно снять ее закрепление и представить в виде свободно позиционируемой панели инструментов. Для этого нужно поместить указатель мыши на отображенной темным цветом полосе в верхней части палитры и перетащите ее.

Определить параметры форматирования элемента управления можно также с помощью его соответствующих свойств.

Окно свойств

Задать отображение (скрытие) окна свойств можно нажав кнопку  панели инструментов или же команды Свойства из меню Вид. Команду, задающую отображение (скрытие) окна свойств, можно также выбрать из контекстного меню окна конструктора формы.

Каждый элемент управления, каждый раздел формы и сама форма обладают многочисленными изменяемыми свойствами, которые отображаются в окне свойств и которые здесь же можно изменить.В окне свойств отображаются свойства выделенного (текущего) объекта. Для отображения свойств формы необходимо щелкнуть на пересечении линеек в левом верхнем углу формы.

Окно свойств, как и окна других вспомогательных элементов, можно поместить в нужную позицию на экране. Кроме того, программа позволяет изменить размеры окна свойств и списка полей.

При последующем открытии окна конструктора формы в нем отображаются те же вспомогательные элементы в соответствующих позициях на экране и размерах, что и при завершении последнего сеанса работы в режиме конструктора.